يحتاج أصحاب مراكز ومعارض السيارات إلى أدوات برمجة حديثة ومتطورة تساعد في إدارة أعمال المعرض وتكون بمثابة العامل المنظم للإجراءات المختلفة مع العملاء من ناحية ومع الموردين من ناحية أخرى، بالإضافة إلى الاهتمام بالأمور المالية وإدارة جراج السيارات. ومن أبرز هذه الأدوات الحديثة برنامج دفترة الذي يوفر تطبيقات ممتازة لإدارة العديد من الأقسام للمجال الخاص بإدارة مراكز ومعارض السيارات.
برنامج دفترة يعمل من خلال النظم السحابية الحديثة Cloud، مما يتيح الولوج إلى البرنامج ومتابعة الإجراءات لحظة بلحظة في أي وقت ومن أي جهاز متصل بالإنترنت في أي مكان بالعالم. والأهم أنه يدعم واجهة سهلة الاستخدام وباللغة العربية. ويمكن إنشاء حساب مجاني عبر هذا الرابط.
كما يضمن برنامج دفترة الكثير من المميزات التي تساعد بقوة في تنظيم العمل وتسهيل متابعة كافة الإجراءات والقرارات سواء الإدارية أو المالية، ومن خلال واجهة استخدام سهلة للغاية لا تتطلب الكثير من الجهد والوقت لتعلمها وإتقانها وبلغة عربية واضحة، لتجعل منه خيارا ممتازا لأصحاب معارض السيارات في المنطقة العربية بأكملها.
أبرز مميزات برنامج دفترة:
– تنظيم جراج أو معرض السيارات
يمنح برنامج دفترة مرونة كبيرة في إدخال بيانات السيارات داخل المعرض. فبالإضافة إلى البيانات الأساسية للسيارة من اسم وموديل وماركة وسعر البيع والشراء الخاص بها، بالإمكان ايضا الاستفادة من ميزة “الحقول المخصصة” التي تسمح ببناء شاشة إضافية لإدخال أي بيانات وتفاصيل عن السيارات.
ويقدم دفترة مجموعة متنوعة من أنواع الحقول المختلفة التي يمكن الاستعانة بها مثل القوائم المنسدلة والسطور المتعددة أو حقول تسمح بإدخال الأرقام فقط أو حقول مخصصة لإدخال التاريخ وغير ذلك. كما يمكن الفصل بين هذه الحقول بمجموعة من الفواصل التي تأخذ عنواناً عريضاً في شاشة إضافة بيانات السيارات، ليكون أسهل على مدخل البيانات التعرف على التصنيف أو الغرض من هذه الحقول في شاشة إضافة السيارة.
– إدارة ومتابعة العملاء
يقدم دفترة قوائم عرض مميزة للعملاء، بحيث يمكن تسجيل وحفظ ملف خاص لكل عميل يتضمن وسائل التواصل الخاصة به من أرقام جوالات وبريد إلكتروني. كما يعرض ملف كل عميل تاريخ العمليات السابقة معه من فواتير ومدفوعات، وأماكن مخصصة لحفظ اي ملاحظات أو مستندات تخصه، ويمكن الرجوع إليها في أي وقت.
كما يمكن ضبط وتنظيم زيارات العملاء المحتملين للمعرض، وربط هذا النظام بالرسائل النصية SMS والبريد الإلكتروني ليتسلم العملاء عروض عن السيارات المتاحة وأسعارها أو للتذكير بمواعيدهم المتفق عليها أو بفواتير وأقساط مستحقة.
– تنظيم فريق العمل
من النادر ما نرى أشخاصا يديرون كامل النشاط الخاص بهم لوحدهم، لذلك يقدم برنامج دفترة إمكان إضافة مستخدمين جدد لنفس الحساب مع تحديد أدوار وظيفية جديدة وتهيئة مجموعة من الصلاحيات لكل دور وظيفي والتي يحدد على أساسها مسؤولية الموظف في الحساب.
وبذلك ستكون كافة الإجراءات التي يقوم بها أي مستخدم على البرنامج في نطاق مسئوليته ولا يمكنه تخطيها بأي شكل من الأشكال. والمميز كذلك هو وجود سجل نشاط يعبأ آليا عن أي إجراءات يتخذها الموظف على الحساب، وبالتالي سيكون الجميع على تواصل وعلم مستمر بأحدث الخطوات التي قام بها كل موظف على الحساب.
– إدارة الحسابات والتقارير المالية
بالنسبة للجوانب المالية، يقدم نظام دفترة تطبيقات قوية لإدارة مبيعات المعرض وتسجيل الفواتير وإمكانية إنزال الضريبة والخصم وضبط شروط السداد في حال اتفق العميل على السداد الآجل.
كما يعطي البرنامج أدوات خاصة لتسجيل الأشكال المختلفة من الإيرادات والمصروفات الخاصة بالمعرض وإعطائها تصنيفات مختلفة للتسهيل من عمليات الفلترة والبحث وتوفير دقة التحليل المالي للمركز أو للمعرض عن الفترة. ويظهر ذلك في مجموعة التقارير المالية التي يقدمها البرنامج من تقارير مبيعات ومخزون وكشوفات الحساب وقائمة الدخل والميزانية.
